公司档案管理办法？

第一章 总则

第1条 为加强公司档案管理工作，充分发挥档案在公司生产、管理及经营中的作用，结合当地及公司实际情况，特对档案管理办法（以下简称“本办法”）进行修订。

第2条 档案是指公司在设立、建设、生产、经营、管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，主要包括文书档案、会计档案、基建档案、设备仪器、人事档案、产品档案、实物档案、声像档案及电子档案。

第3条 档案管理实行集中统一、分层负责，专职与兼职并存的管理模式，逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。

第二章 档案管理职责

第4条 办公室是公司档案工作的归口管理部门，负责公司及二级部门档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。

主要职责：

1.贯彻执行公司有关档案工作的方针、规定，制定公司档案工作各规章制度，并负责监督、检查各部门执行落实情况。

2.建立健全公司档案工作网络，做好档案人员的业务培训，指导、检查、协助各部门做好归档工作，确保档案齐全、完整、规范。

3、负责各二级部门形成的各种门类和载体档案的收集、鉴定、整理、分类、统计、保管、销毁等工作，实行集中统一管理。

4、开展多种形式的档案信息咨询、利用工作，编制档案检索工具，主动、有效地为全公司员工提供优质服务。

5、严格执行档案安全保密制度，确保信息安全；加强库房科学、安全管理，维护档案的完整、准确、系统，确保档案实体的完整与安全。

第5条 公司设置综合档案室并配备专兼职档案管理人员，负责公司档案的管理工作。

主要职责：

1、贯彻执行公司档案工作规章制度，各部门档案管理人员将档案整理工作纳入当月工作计划中，根据工作需要、依据本档案管理细则并报办公室备案。

2、负责公司各类文件资料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3、指导公司各二级部门文件资料的收集、整理及归档工作，并对档案的完整、安全、准确及整理质量负责。

第三章 档案资料的形成、收集及整理

第6条 形成档案的文件材料应使用耐用、可靠的记录载体和记录方式，纸质文件材料要求碳素墨水书写或激光打印机打印。

第7条 具体经办人应将办理完毕、具有保存价值的文件及时交档案管理部门，由档案管理人员负责整理归档。

第8条 归档材料的整理应遵循文件材料形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。

第9条 文件材料的归档范围

9.1公司在筹备、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料（详见附件1：档案分类编号大纲<参照档案分类编号大纲进行编制>）。

9.2公司在各项经营管理活动中形成的对维护公司和职工权益具有凭证价值的文件材料。

9.3有关规章制度规定应归档保存的文件材料和其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料。

第10条 凡属公司归档范围的文件材料必须按有关规定向办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第11条 归档时间

11.1经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作中形成的各类文书档案，在办理完毕后的第二年一季度进行一次归档。

11.2项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档，产品生产及服务业务应定期或按阶段登记归档。

11.3产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记归档。

11.4会计档案应在会计年度终了后由财务处整理归档，保管一年后向档案室移交。

11.5人力资源管理类档案由人事部门负责整理归档，保管一年后向档案室移交，干部职工档案由办公室负责整理、归档、保管。

11.6归档范围内产生的磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

11.7应随时归档的材料：更新、补充的文件材料；内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；公司资产与产权变动过程中形成的文件材料；其他活动中形成的文件材料等。

第12条 归档要求

12.1实行部门及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件材料整理后归档。

12.2归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。

12.3归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，并注明原件保存位置，文书类归档文件材料一般一式一份。

12.4非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

12.5文件材料形成部门应编制详细的文件目录并填写档案交接登记表（附件2-1：档案交接登记表），部门负责人要进行认真审核并签字。

第13条 档案归档流程

公司各部门档案归档流程:

1、各部门对照《归档范围及保管期限表》将上年度所形成的应归档文件材料按要求进行整理成件，准备详细目录清单，报部门主要负责人审核鉴定。

2、办公室对进馆档案进行认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各自保留一份，方可办理移交手续。

3、办公室负责对进馆档案进行统一编号、整理、归档、上架。

第13条 档案整理工作

14.1档案的整理应按照《档案分类编号大纲》区分档案全宗号进行档案的分类、排列与编目，档案盒做好档案标签（附件2-2：档案标签样图）。

14.2根据档案分类编号方法和类目代号编制档案号。档案号具有单一性、唯一性。

14.3按全宗号、类目号结合保管期限编制档案目录。

第五章 档案的管理工作

第15条 档案保管工作

15.1档案存放应依据档案载体选择档案柜架，纸质档案存放宜采用档案架，重要档案应异地备份。

15.2档案入库前应仔细检查。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

第16条 档案基础设施的管理

16.1档案柜架应牢固耐用，纸质档案采用档案架，应具有防火、防盗、防尘作用。非纸质载体档案应根据需要选择有专用保护功能的柜架。

16.2各类档案盒规格、式样和质量应符合统一要求。

16.3配备档案整理工作所需要的装订机、打印机、复印机等设备。

16.4配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪等设备，以及备份设备、应急电源。

16.5库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物、防潮、防高温等（八防）防护功能。

16.6库藏档案应定期清理核对,做到账物相符，库藏档案发生变化时应记录说明。

16.7做好档案库房安全检查和要害部位检查登记制度。

第六章 档案的鉴定与销毁

第17条 档案鉴定工作

17.1成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定领导小组（或鉴定组），负责确定文件材料保管期限，提出保管期限到期档案鉴定意见。

17.2档案保管期限应根据归档文件材料对公司现实和今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。

17.3档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。

17.4永久保管档案。反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司有长远利用价值的文件，列为永久保管。

17.5定期保管档案。凡是反映公司一般工作活动，在一定时间对公司各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

17.6各部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，一般5年组织1次。经鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。

第18条 档案的销毁

对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册（附件2-3：档案资料销毁清册），经鉴定小组审核（书面意见）、公司领导批准后进行监督销毁，销毁清册永久保存。

第七章 档案的查询利用

第19条 档案的查询利用

19.1办公室应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效提供档案利用服务。

19.2应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者查询检索权限，超越权限的利用需经有关领导审批。

19.3查询利用档案应按规定进行登记，档案室查阅文件只需进行登记即可（附件:2-4：档案查阅登记表），借阅文件需办理借阅申请单（附件2-5：档案借阅申请单），经分管领导审批后，方可进行借阅，档案管理员做好档案借阅登记台账

第八章 附则

第20条 本管理办法自下发之日起施行，并由办公室负责解释。

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